Di liste e organizzazione: metodi efficaci e felici

Amo le liste e l’organizzazione. I biglietti, i post it, i foglietti di carta reciclata. I colori per i diversi ambiti, i segni grafici (se lo sottolineo o lo cerchio tre volte, ha un valore diverso).

Quando le liste incontrano l’organizzazione, per me si tratta di amore vero: magari una relazione che all’inizio ha bisogno di un po’ di cura, di routine diverse. Ma è una relazione stabile, duratura, su cui puoi fare affidamento.

Io non brillo per memoria e ho una paura profondissima: di perdere qualcosa, anche me stessa. Per questo da sempre amo circondarmi di pizzini, scrivendo cosa serve, cosa manca, cosa fare, cosa non fare mai.

Mi sono dedicata alla lettura di “Detto, fatto! L’arte di fare bene le cose” di David Allen che ha creato il metodo GTD^® – Getting Things Done, un metodo che ha l’obiettivo di rendere più efficiente la raccolta di informazione, tramite un sistema di archiviazione e revisione, per far sì che i nostri progetti e intenti possano essere più facilmente realizzabili. Il testo è lungo e in parte la retorica del “ho aiutato molte persone, manager di aziende immense ecc.” devo dire che mi ha fatto desistere un pochino ma vorrei raccontarti qui quello che secondo me è interessante capire da questo libro e che potrebbe aiutarti nell’organizzare al meglio la tua vita quotidiana e personale attraverso un uso consapevole e attento delle liste.

Liste per sopravvivere alla società della performance

Viviamo nella società della performance (se non lo hai letto, in questo libro “La società della performance” Colamedici e Gancitano ne parlano ampiamente e con intelligenza). Dobbiamo produrre contenuti, valore, indotto. Si vive veloce nella società della performance. C’è sempre qualcosa da fare, che non abbiamo fatto o che dovremmo fare assolutamente ora. Siamo sempre in tensione e possiamo, a volte, sentirci pesanti.

Gli obiettivi di Allen, che ha scritto la prima edizione del libro nel 2001, rispondono un po’ a questo bisogno di leggerezza e liberazione:

1. “intercettare tutto quello che va fatto (adesso, più tardi, un giorno o un altro, importante o meno)” in un sistema logico e affidabile esterno alla nostra mente;
2. imporre di “fare scelte preventive riguardo a tutti gli input” che riceviamo quotidianamente;
3. “curare e coordinare tutti gli elementi del sistema” di organizzazione.

Spesso ci accolliamo più incombenze di quante ne possiamo sopportare, il lavoro non ha più limiti e confini delimitati (alzi la mano chi non controlla le mail dell’ufficio dallo smartphone anche fuori orario) e spesso, molto spesso, ci manca una visione di insieme. Facciamo fatica a dirci cosa dobbiamo fare e a trovare il tempo per farlo e intacchiamo il tempo del riposo, delle relazioni, del defaticamento con un’evidente ricaduta sulla nostra salute mentale e fisica.

Avere una “mente come l’acqua”

E che fare quindi? Allen suggerisce di provare a raggiungere uno stato che definisce “mente come l’acqua”, “una condizione accessibile a tutti, in cui la mente è limpida e capace di azioni costruttive”. Non sto nemmeno a dirtelo che per me la mindfulness ha un po’ questa funzione (perché te lo spiego qui).

Usa un’immagine molto chiara: prova a immaginare di lanciare un sassolino in uno stagno. L’acqua come reagisce? L’acqua non reagisce né troppo, né troppo poco. Avere una mente chiara e lucida è un modo utile e importante per poter essere persone produttive e soprattuto per mantenere la salute mentale necessaria, liberarsi dello stress.

Allen racconta che proprio gran parte dello stress che accumuliamo deriva da una serie di impegni che abbiamo preso incosciamente: lì nulla è chiaro, non sappiamo se sono cose importanti, non ricordiamo le scadenze, non riusciamo a chiarire che significato e valore hanno questo impegni per noi. Per questo invita a:

1. registrare e intercettare tutto in un sistema esterno alla nostra mente (che non è fatta per memorizzare le cose in sospeso: quanto mi conforta saperlo!);
2. decidere se e come agire: qual è la prossima azione da fare? Chiederselo e segnarselo è un primo passo verso il completamento di quell’azione;
3. avere dei promemoria e organizzarli all’interno di un sistema da controllare regolarmente.

Scegliere gli obiettivi (o coltivare le intenzioni)

Ma come orientarsi nel marasma delle cose da fare? Allen scrive che i compiti vanno “determinati”, ovvero bisogna chiedersi quali risultati si vogliono ottenere. Per me questo ha molto a che fare con l’intenzione: ovvero la direzione che si vuole perseguire verso un determinato obiettivo.

L’intenzione si alimenta di piccoli passi quotidiani e ogni volta un passo va più avanti di quelllo prima, con costanza e, a volte, con grande fatica. Insomma, alla fine non c’è niente da fare: bisogna fermarsi e programmare.

E per programmare non bisogna fermarsi a svuotare la mente e a darsi degli obiettivi generici e problemi aperti da risolvere ma abbiamo bisogno di obiettivi specifici, ovvero attività concrete da svolgere. Perché sono le azioni che ci portano a coltivare un’intenzione e a seguirla con fiducia e perseveranza.

Le fasi dell’organizzazione secondo Allen

Allen evidenzia come sia fondamentale seguire cinque fasi che ci permettono di avere un controllo orizzontale su tutta la nostra vita:

1. 1. intercettare tutte le cose che richiedono la nostra attenzione, liberando la mente;
   2. chiarirne il significato (dar loro un valore e una priorità) e capire cosa farne, facendo sì che ogni cosa abbia un suo posto (fuori dalla nostra mente);
   3. organizzare i risultati in modo efficiente, facendo sì che le informazioni si possano trovare nel posto giusto al momento giusto. Qui si mostrano le opzioni su cui bisogna poi riflettere;
   4. riflettere prima di passare all’azione e farlo regolarmente in modo da rendere funzionale questo lavoro (le revisioni ogni sei mesi non sono efficaci per tutti i progetti: ad esempio prova a pensare alle tue relazioni famigliari, prendersene cura non è una cosa che puoi revisionare così raramente);
   5. agire, quando e se serve.
     
   

Intercettare

Per prima cosa bisogna dedicare tempo alla raccolta di tutte le cose in sospeso, di tutto quello che si vuole cambiare. Tutti i “farò…”, tutti i “devo” e tutti i “bisogna” trovano qui il loro spazio.

Allen consiglia di raccoglierle proprio in un contenitore fisico ma esistono molti tool online (anche gratuiti) dove puoi raccoglierli. Io ad esempio sto utilizzando Evernote che ha il pregio di essere sia uno strumento online che app su smartphone e mi permette di aggiungere, togliere e modificare alla bisogna, ovunque io sia. Per molto tempo ho anche usato la mia casella di posta mandandomi delle mail di reminder e organizzando una cartella in cui revisionare le cose da fare e sfoltirla mano a mano . L’importante è che questo contenitore sia unico, altrimenti si finisce per disperdere energie.

Questa è una fase di registrazione, e va fatta senza giudizio e con attenzione: si tratta solo di togliere dalla mente questi impegni e metterli su carta o annotarli, senza chiedersi cosa farne (almeno non adesso).

Revisionare con costanza il nostro contenitore è poi fondamentale per non perdersi scadenze importanti, avere una lista aggiornata (perché nel frattempo arrivano anche le azioni e le le cose cambiano), rinnovare gli impegni.

Chiarire

Questo è il momento in cui invece bisogna svuotare il nostro contenitore ed esaminare un elemento per volta. Qui conviene chiedersi: qual è la prossima azione concreta da fare su questa sollecitazione?

A volte nel nostro contenitore troveremo documenti che non richiedono un nostro intervento (che possiamo cestinare oppure organizzare in un archivio) o progetti che al momento non possiamo portare avanti o che hanno una scadenza precisa. Nel primo caso possono essere raccolti in una lista “Progetti futuri” anche questa da revisionare regolarmente, nel secondo caso invece possiamo inserire la scadenza, segnandolo sul nostro calendario e rimandando la riflessione a un momento più opportuno. Ad esempio, io ho una bici elettrica e ogni anno ad aprile pago l’assicurazione della bici. A marzo mi segno sempre verso metà mese di decidere se rinnovare l’assicurazione oppure no, in modo da avere un tempo preciso in cui pensarci che non sia troppo in anticipo rispetto alla scadenza ma dandomi qualche giorno di margine perché la vita irrompe e sa mai.

Se poi valutiamo che questo elemento richieda un’azione che dura meno di due minuti, be’ allora Allen ce lo dice chiaro e tondo: falla subito! Altrimenti è possibile delegarla: in questo caso possiamo inserirla in una lista “In attesa” verificando nel tempo se è stata portata a termine? Possiamo rimandarla ad altra data? Oppure possiamo inserirla in una lista di “Prossime azioni”?

Organizzare

A questo punto avremo già una serie di contenitori importanti che sono emersi:

• un contenitore in cui raccogliere ogni informazione o sollecitazione;
• uno scadenziario o un calendario in cui segnare le scadenze e rimandare ragionamenti che sarebbero ora prematuri;
• un archivio in cui conservare documenti che non richiedono azioni ma che potrebbe essere importante avere a disposizione in futuro (ti dice qualcosa un archivio con gli esami medici? O con i documenti fiscali?);
• un cestino in cui andare a buttare tutto quello che in realtà non ci serve più.

E abbiamo anche delle liste:

• una lista “Progetti futuri” in cui andare a rimandare elementi che al momento non hanno priorità;
• una lista “Prossime azioni” con tutto quello che abbiamo deciso di fare a breve, il “nucleo della gestione delle attività quotidiane”. In base al numero è poi possibile suddividere questa lista in altre liste più specifiche magari legate al luogo (“A casa”, “In ufficio”, “Commissioni”, “Al telefono”, “Cose da fare al computer” ecc.);
• se poi decidiamo di delegare delle attività allora avremo anche una lista “In attesa” in cui verificare che la persona a cui abbiamo delegato il task lo abbia svolto.
• A queste liste Allen aggiunge anche la lista “Prima o poi/forse” in cui raccogliere tutto ciò che al momento non riusciamo a fare e non ha una priorità. Si tratta di attività che ci fa piacere ricordare ogni tot: i libri da leggere, i podcast da deguire, i corsi di formazione da fare ecc;
• e infine la lista “Progetti”. Il progetto per Allen è “qualunque obiettivo che possa essere raggiunto entro un anno e che richieda più di un’azione”.

Riflettere

La revisione è il momento più importante di questo processo: è qui che possiamo davvero prendere decisioni, pensare alle azioni da fare e rendere concreto il nostro flusso di lavoro e organizzazione delle liste. E se il calendario va controllato ogni giorno e la lista “Prossime azioni” va rivista almeno settimanalmente, alcune liste come la “Prima o poi/forse” possono essere revisionate meno spesso.

In generale una buona abitudine è ritagliarsi un po’ di tempo ogni settimana a revisionare le liste, aggiornarle e aggiustarle, programmando poi la settimana successiva. Questa revisione, in base al lavoro che hai da fare, può richiedere da una trentina di minuti a un paio di ore e dipende anche molto dalla domestichezza che hai con le tue liste e magari dalla lucidità del momento.

Io ad esempio la faccio ogni settimana di domenica: che ho un po’ più di tempo, sono riposata. E mi rassicura iniziare la settimana avendo bene in mente cosa fare. Poi c’è la vita e ci sono le cose inattese ma programmare non vuol dire incidere le nostre azioni nel marmo ma avere una chiarezza in cui muoversi, fluidamente, come l’acqua. Ed eventualmente riprogrammare in tutta serenità.

Agire

Seguire questo metodo ci aiuta a prendere decisioni più velocemente: se hai intenzioni chiare sai valutare consapevolmente e in poco tempo cosa fare. Allen ci invita anche a ragionare in base a quattro criteri: contesto, tempo a disposizione, energia residua e priorità. Chiaramente non potrò dedicarmi a delle telefonate da fare mentre sono in viaggio su un aereo. E non potrò nemmeno scrivere un progetto alle dieci di sera se sono sveglia dalle sette del mattino. Così come dovrò capire quanta energia mi resta per quella determinata azione. Infine la priorità: ovviamente alcune azioni sono più importanti e devono avere la precedenza.

Chiediti, in base al contesto, al tempo che hai, alle energie che ti restano, cosa è più importante fare? Be’ a volte uscire a bere qualcosa con un’amica per me è stata la risposta giusta: anche il riposo e le relazioni hanno una priorità fondamentale nella nostra vita, non dimenticartelo!

Liste, organizzazione e setting

Cosa può motivarci di più a impegnarci nel compilare tutte le nostre liste e fare una revisione puntuale? La bellezza. Circondarsi di cose belle è fondamentale almeno all’inizio quando la fatica è più alta e alcuni meccanismi non sono ancora diventati abitudine. Ricordo che quando inizia a meditare avevo tutto un rito: avvisavo in casa di non disturbarmi e fare silenzio, stendevo il mio tappetino, posizionavo il cuscino da meditazione: copertina addosso e via con la meditazione. Avevo bisogno di un setting bello perché la mindfulness non era ancora un’abitudine anche se con disciplina cercavo di renderla tale. Andando avanti mi sono accorta di meditare seduta in metropolitana nell’ora di punta perché la giornata era stata faticosa e avevo bisogno di riprendere contatto con il mio respiro. Ecco, seguendo un po’ questo metodo all’inizio avere cose belle in cui raccogliere le nostre liste o un’app da sperimentare con curiosità ci aiuta proprio a sostenere questo impegno con meno fatica.

Perché poi tutto si riduce alla consapevolezza

Avere chiaro cosa dobbiamo fare e quando, cosa vorremmo realizzare e diventare: questa è consapevolezza. Stare in contatto con i nostri bisogni e i nostri desideri è un modo molto mindful di pianificare la propria vita. E aiuta anche a renderci persone più assertive: quanti impegni hai preso oggi che potresti definire “accolli”? Puoi rinegoziarli? Puoi trovare un modo gentile di dire di no, vista la pesantezza che ti investe?

Chiedersi il perché di ogni nostra azione è vivere in maniera consapevole e aiuta anche a praticare quello che nella filosofia buddista è detto “retto sforzo”. Se la nostra mente è come acqua, allora possiamo impegnarci ad applicare il giusto sforzo. Come facciamo a sapere se è giusto? Dobbiamo ascoltarci. Oggi posso essere piena di energie e il retto sforzo potrebbe essere molto alto ma domani avrò bisogno di decomprimere. E il giusto sforzo, in base a come starò, potrebbe essere notevolmente inferiore a quello del giorno prima. Non esiste una misura che vale per chiunque.

E consapevolezza è anche responsabilità: senza paura, quando sappiamo ascoltarci senza giudizio e con attenzione, anche decidere diventa più facile. In una mente chiara le decisioni sono cristalline: ecco perché ad esempio io in alcuni giorni evito anche solo di pensare a prendere una decisione. In mezzo a una tempesta mentale non riesco a orientarmi e rimandare a momenti di più calmi mi aiuta a scegliere in maniera più efficace.