Lavorare da remoto e prepararsi a una partenza

Lavorare da remoto mi ha restituito un tempo per me di grandissimo valore: poter iniziare e finire quando mi fa bene (sì, a volte anche dopo cena, perché mi va così) per me è stata una scelta salvifica di cui, a distanza di due anni, non mi pento. Io che vivevo fuori casa e ho sempre fatto lavori di contatto con persone, luoghi, spostandomi anche tre o quattro volte al giorno.

Eppure ora che il mio ufficio ha preso spazio, pensare di lavorare da qualche altra parte un pochino mi preoccupa: avrò tutto? Mi sentirò a mio agio? Sarò comoda?

Perché no, lavorare da remoto non vuol dire connettersi sotto l’ombrellone (almeno, non sempre). Significa organizzarsi per avere tutto quello che serve anche lontano dal proprio ufficio. E la pandemia ce lo ha fatto capire con prepotenza.

In questo articolo provo a raccontarti come possiamo pianificare gli strumenti e il tempo che passeremo a lavorare fuori dal nostro ufficio (che sia a casa o da un’altra parte). Perché con la bella stagione anche i weekend lunghi o gli spostamenti diventano più frequenti e possiamo prepararci per lavorare da remoto, ovunque. Con tutto quello che ci serve davvero.

Tutti i benefici a cui non vuoi rinunciare

La prima cosa su cui ti invito a ragionare sono tutte le comodità a cui non vuoi rinunciare. Quando lavoriamo da casa, sopratutto noi freelance, raccogliamo in un unico luogo tutti gli strumenti che ci aiutano a lavorare da remoto ma in maniera fluida. Nel tempo avremo accumulato anche attrezzature di diverso tipo (stampanti, scanner, microfoni professionali, cavalletti, faldoni di documenti ecc.) che ci fanno lavorare più velocemente ma allo stesso tempo non sono trasportabili, soprattutto quando stiamo via solo per qualche giorno.

Ecco perché ti invito già da adesso a chiederti: a cosa posso rinunciare? E se non posso rinunciarci, come posso compensare questa mancanza?

Pensa anche al tuo passato. Ad esempio io per anni ho lavorato senza stampante e me la sono sempre cavata bene. Ma da quando ne ho ereditata una… Ah che cosa splendida: non devo più aprire più file sul computer e posso spuntare, cancellare, scrivere note e archiviare documenti che in digitale sono meno agili da gestire. Però quando vado via anche solo per una settimana mica posso portarmi dietro la stampante: in una cartella a parte salvo tutti quei documenti che dovrò stampare al ritorno e archiviare, mentre sul tablet, come fosse un foglio, intanto potrò evidenziare, aggiungere note, spuntare e fare comunque il mio lavoro. Diversamente, non peggio.

Immagina di lavorare da remoto

Questo è un esercizio mindful per due motivi: ti costringerà a essere consapevole di tutti i tuoi strumenti e la curiosità ti aiuterà a trovare delle strategie per fare la stessa attività in un modo diverso.

Prepararsi a lavorare da remoto in un posto nuovo vuol dire sempre rinunciare a qualcosa. Un po’ come quando parti e viaggi. Non dormirai nel tuo letto, forse non parlerai la tua lingua e non potrai mangiare le cose di tutti i giorni ma sperimentarI modi nuovi di comunicare, di nutrirti e riposare. E questo sarà di grande beneficio.

Siccome rinunciare a qualcosa è difficile, aiutati con questo piccolo esercizio: immagina dove ti troverai. Ci sarà il tavolo su cui potrai lavorare, guarda fuori dalla finestra, prova a sentire nel tuo naso gli odori di un’aria nuova e, perché no, prova anche a pensare a cosa potrai mangiare di buono. Se ami lo sport all’aria aperta, pensa a quali allenamenti, percorsi, cammini potrai fare anche solo per staccare qualche ora dal lavoro.

Non conosco altri modi per sostenere la fatica della rinuncia se non concentrarmi sulla bellezza a cui mi sto preparando.

Vuoi provare anche tu?

Lavorare da remoto è pianificare

Gli imprevisti lontano da casa o da una zona di comfort sono inevitabili e imprevedibili, per loro natura. Non possiamo controllarli o avere un piano pronto per tutto ma ci sono una serie di cose che possiamo fare per affrontare questo viaggio in serenità, con un animo pronto anche ad accogliere l’imprevisto con curiosità: non come qualcosa che ci scombina la routine e ci indispone ma come un’occasione per ragionare e agire con creatività.

Prenditi del tempo per stilare una lista di tutto quello che ti servirà o che ti potrà servire (va bene, amo le liste, e qui ti spiego anche perché): prima di partire osserva il tuo lavoro e segna tutto quello che ti aiuta a gestire la tua attività. Pensa anche alle cose scontate e fai qualche prova magari. Ad esempio: se andrai in posti con scarsa connessione, puoi usare il tuo telefono come hotspot. Verifica di quanto traffico hai bisogno: potrai fare una stima dei giga necessari e attrezzarti di conseguenza.

Testa questa lista per qualche giorno: rileggendola potresti notare di aver bisogno di più cose di quelle che hai scritto, per questo ti consiglio di provarla almeno in due momenti diversi.

Ricorda anche di includere nella lista tutti quei materiali “di sicurezza” che a casa potresti recuperare in pochi minuti in caso di emergenza: io ad esempio uso un programma per memorizzare le password ma, per sicurezza, preferisco sempre portarmi dietro anche le password cartacee.

Prepara i bagagli

Assicurati anche che i tuoi strumenti siano in buona forma: se userai il portatile e non lo utilizzi in maniera intensiva da un po’ prova a darci un’occhiata. Hai fatto tutti gli aggiornamenti? È veloce come ti ricordavi? Provalo: se qualcosa andasse storto hai sempre tempo per rimediare prima della partenza.

Se viaggi in aereo potresti avere pochi bagagli e dovrai ottimizzare lo spazio e il peso. Ma questo potrebbe valere anche se viaggi in auto con altre persone. Insomma, bisogna fare i conti con lo spazio che abbiamo e ragionare di conseguenza. Ecco perché lavorare da remoto per me è strettamente legato alla pianificazione: programmare per tempo le attività, anticipando prima della partenza quelle che richiedono strumenti che non avrò con me, mi aiuta a stare tranquilla.

Cerca anche di sperimentare qualche soluzione creativa per occupare meno spazio: io amo leggere e se parto ho sempre portato più libri che vestiti con me (letteralmente, i vestiti in fondo si possono sempre lavare e riutilizzare!). Durante l’università ho approfittato di un viaggio negli Stati Uniti e ho comprato un Kindle. Da quel momento viaggio serena, leggendo quasi solo ebook e divorando libri su libri senza il terrore di non aver portato abbastanza da leggere (e da scegliere). Poi qualche libro cartaceo c’è sempre ma ti assicuro che questa modalità di lettura mi ha conquistata!

Fare i conti prima di partire

Infine, ecco il conto. He sì, perché quando si va a lavorare da remoto dobbiamo calcolare bene il nostro budget. Sicuramente ci saranno delle spese extra che potremmo dover sostenere (alloggio, vitto, viaggio ecc.) e se è vero che lavorare da remoto in un posto nuovo potrebbe farci bene, dobbiamo anche pensare a quanto possiamo spendere realmente per restare persone serene: il costo del nostro lavoro è infatti calcolato sulle spese fisse e variabili che sosteniamo da casa. Quando lavoriamo da remoto in un posto nuovo questo costo aumenta necessariamente: per non avere brutte sorprese farsi un budget può aiutarci a capire se economicamente questa scelta è fattibile. O rischieremo di lavorare ma di non guadagnare abbastanza.

Certo, la serenità che lavorare da remoto al mare mi dà per me ha un valore, in termine di benessere, altissimo. Però avere chiaro in mente i costi può farci apprezzare meglio i benefici o aiutarci a compensarli! E se non lo sai, per me la consapevolezza finanziaria è proprio un pallino…

Ora sì che puoi lavorare da remoto!

Quindi ora :

• hai bene in mente a cosa dovrai rinunciare,
• ma hai anche visualizzato quanto beneficio ti porterà uscire dalla tua zona di comfort lavorativo,
• hai una lista di tutti i materiali,
• hai verificato che siano in ordine e utilizzabili,
• hai messo da parte anche tutti i materiali di sicurezza che potrebbero servirti in caso di emergenza.
• Infine hai fatto bene i conti con lo spazio a disposizione,
• e hai chiaro in mente il budget per questi giorni di lavoro lontano da casa.

Non ti resta che partire.

E che sia un buon viaggio.