Come delegare e sostenere un cambiamento?

Lo so, probabilmente in questo articolo ti aspetterai indicazioni facili, sempre valide, da seguire pedissequamente: come delegare parte del tuo lavoro e affrontare un cambiamento che come tutti i cambiamenti è difficile, rischioso e faticoso?

“Semplice ma non facile” mi ripete spesso una mia cliente. Delegare parte del proprio lavoro è una cosa semplice ma certamente non facile: bisognerà capire che attività delegare, trovare la persona giusta, formarla o informarla, probabilmente accompagnarla per un primo periodo, per poi testarla dopo qualche mese per vedere se il processo è efficace e se i bisogni che ci hanno indotto a delegare sono stati compensati oppure no.

In questo articolo mi toglierò il cappello di assistente virtuale mindful per tornare a indossare quello di educatrice, perché quando si parla di cambiamento, be’ ci vuole una professionista del cambiamento.

Gli obiettivi del cambiamento

Delegare parte del proprio lavoro vuol dire renderlo più efficace ed efficiente: si arriva spesso a un punto in cui non è possibile far tutto da sol3, in cui si sente il bisogno di un supporto che sia anche specchio, confronto e collaborazione.

• L’obiettivo del cambiamento è creare nuove abitudini, che siano in linea con le tue possibilità del momento e che tengono ben presenti gli obiettivi che ti sei prefissatə sia nel lavoro che nella tua vita personale: sei una persona intera e questi due ambiti si muovono con te e si influenzano (se avrai bisogno di più tempo per la tua famiglia, probabilmente dovrai dedicare meno tempo al lavoro e viceversa, ad esempio). Per questo devi chiederti cosa puoi delegare e quando.
• Un cambiamento per avvenire non deve essere una rivoluzione: assomiglia di più a un allenamento, giorno dopo giorno, piccole azioni che si susseguono ripetutamente, senza interrompersi. Possiamo quindi progettarlo con cura, rendendolo più sostenibile. Ecco perché consiglio sempre di non arrivare a delegare in un momento di stress o fatica: l’avvio della collaborazione è un momento delicato che richiede tempo e spazio mentale (te lo racconto anche qui).
• E per cambiare non serve buttare via tutto. Anzi, partire da ciò che già abbiamo, andare a capire cosa funziona ancora o cosa no, fare una revisione dei processi di lavoro, una sorta di manutenzione, è un buon modo per partire con calma e decisione. Avere una persona al nostro fianco che possa supportarci con uno sguardo fresco e nuovo potrebbe essere una soluzione davvero efficace.

E allora, come delegare?

Per prima cosa individua degli obiettivi concreti: cosa ti aspetti da questa collaborazione? Rendi manifeste le tue aspettative alla persona che sceglierai: orienterà il suo lavoro e la renderà più motivata.

Pianifica la delega, assicurandoti di avere tempo e spazio per questa nuova collaborazione perché ogni relazione, all’inizio, ha bisogno di un investimento per partire con il piede giusto.

Infine, non farti prendere dallo sconforto: non pensare di eliminare processi di lavoro o attività perché non hai tempo e non sono redditizi. Cerca una persona che possa aiutarti a semplificare i processi, a valutare cosa funziona e cosa no. Dalle il tempo di entrare nel tuo flusso di lavoro e proporre automatizzazioni o revisioni. Vedrai che già il confronto con lei potrà aiutarti a fare chiarezza e a riguardare al tuo lavoro con amorevolezza.

Alla ricerca della motivazione

Come si arriva a delegare un’attività? Tra le tante motivazioni che ci portano ad affrontare il cambiamento che la delega comporta, spesso si parte dal sovraffaticamento. Deleghi perché non hai più tempo per fare tutto, perché non si può fare tutto, perché hai bisogno di maggior efficienza e di aumentare la produttività del tuo lavoro.

Stanchezza, stress e fatica: diminuire questi malesseri è un obiettivo davvero sano da raggiungere. Ma avere chiari i nostri bisogni non basta.

Come delegare meglio? Provando a immaginare la bellezza: con una visione di cosa succederebbe se tu potessi delegare proprio ora ciò che non hai tempo di fare, che ti procura ansia e stress, quelle attività che non ti piacciono e che trovi faticose.

• Come stai ora che le hai delegate?
• Che emozioni senti?
• Quanto tempo libero hai ora?
• Come lo utilizzi?
• Come ti sembra la tua vita adesso?

Assaggiare la bellezza, anche solo rispondendo a queste domande, facendo “come se…”, aiuta a mantenere una motivazione forte. E siccome il cambiamento è un processo faticoso, contattare la bellezza è un modo per sostenerci in questo cambiamento.

Come delegare in modo efficace

E quindi cosa puoi fare ora?

Per prima cosa tieni presente che il cambiamento non rende felice il tuo cervello, che cerca sempre di:

• evitare sprechi, assicurandosi di disperdere meno energie possibili;
• confermare la sua stabilità, resistendo a ogni tipo di cambiamento;
• individuare schemi mentali che possa poi riutilizzare in futuro.

Questo vuol dire che inizialmente potrà sembrarti faticoso e dispendioso cambiare eppure, se ci pensi, non sei la stessa persona che si è alzata stamattina da letto: l’impermanenza, il principio meditativo per cui tutto cambia di continuo (comprese le relazioni che nutriamo), è un concetto che può aiutarci.

E la nostra mente può accogliere il cambiamento: se non lo pensiamo come un trauma, una svolta, qualcosa di netto e rivoluzionario, ma come una fase naturale. Un po’ come quando apprendi un nuovo concetto, il cervello è plastico e può attivare nuove connessioni neurali per permetterci di imparare e rinsaldare queste connessioni nel tempo.

1. Osserva e analizza

Per prima cosa parti da quello che hai, ovvero la tua attività. Fai un elenco delle tue azioni da fare ed evidenzia con colori o simboli diversi:

• quali attività puoi fare solo tu (queste non potrai delegarle);
• cosa ti richiede più tempo;
• cosa ti piace (ovvero le attività che ti nutrono e ti gratificano: tienile per te e non delegarle mai, ti faranno bene);
• oppure tutte quelle attività che fai ma che non sono nelle tue corde.

Ora hai una lista completa, chiara e “parlante” di tutto quello che potresti delegare (e se fare le liste ti è piaciuto, ne parlo anche qui).

2. Progetta e sperimenta

A questo punto puoi progettare il cambiamento e la delega. Puoi dividere questa fase in diversi momenti:

• fai un bel brainstorming di tutto quello che potresti fare per delegare o rendere più efficiente il tuo processo di lavoro. Io di solito parto da un foglio bianco, al centro metto il mio bisogno (ad esempio: come ridurre lo stress?) e poi riempio il foglio con idee o parole chiave: datti uno spazio (anche sul foglio) per scrivere e buttare fuori tutto quello che ti viene in mente.
• Cerca di individuare anche dei dati che possano aiutarti a capire meglio di cosa hai bisogno: ad esempio se vuoi iniziare a delegare, quanto vuoi investire? Hai un budget? Fino a che cifra puoi arrivare?
• Poi abbandona per qualche ora (o anche qualche giorno) quel foglio che era bianco e ora avrai riempito di stimoli: lascialo decantare e tornaci su a mente chiara. Vedrai che alcune cose sono legate tra loro (e potrai visivamente evidenziarle con lo stesso colore o collegarle con delle frecce), altre invece ti sembreranno più o meno importanti: potrai dar loro un’ordine di priorità o di tempo in base al parametro che ti sembra più funzionale.
• Forse ti accorgerai che alcune cose che hai scritto non sono idee o progetti ma tool nuovi da sperimentare o che ti hanno consigliato. Prova a cercare online qualche tutorial e verifica che possano fare al caso tuo.

A questo punto avrai una mappa di idee e progetti riordinata per tempo e priorità, con diverse attività da fare. Prova a riscriverla se ti sembra che a colpo d’occhio non sia chiara: è importante che le informazioni siano ben visibili e comprensibili a vista d’occhio, riformula le frasi che hai scritto di getto per fissare l’idea e assicurati che questa mappa sia immediata. Pensa di doverla leggere tra un mese: la capiresti chiaramente?

3. Raccogli feedback

A questo punto avrai una lista di attività da delegare o su cui intervenire e una mappa dettagliata con idee, tool e azioni che puoi fare. Ora puoi parlarne confrontandoti con persone che:

• fanno il tuo stesso lavoro o si occupano di attività simili alle tue;
• collaborano con te e possono aiutarti a mettere a fuoco alcuni processi che non fai in prima persona;
• non sanno niente di quello che fai. Con loro potrai verificare la chiarezza delle tue idee: se capiscono cosa fai e come, allora vuol dire che è tutto chiaro anche a te.

Questo momento di confronto è prezioso perché potrai raccogliere suggerimenti su persone con cui collaborare, soluzioni tecniche a cui non avevi pensato o ancora chiarire meglio cosa ti serve. Io ad esempio amo confrontarmi con amici e amiche che fanno lavori totalmente diversi dai miei ma proprio per questo hanno modi di pensare e agire molto divergenti tra loro: per me è un modo per compensare le mie mancanze.

Così quando non riesco a capire bene un processo ci sono la mia coppia di amici matematici. Quando ho bisogno di aiuto in una relazione complessa, il mio amico facilitatore arriva in aiuto (se sono proprio in crisi, c’è anche la mia psi). Quando mi servono parole attente, la mia amica Pr le trova con me. E se ho bisogno di nuove collaborazioni e consigli di business ho un network di donne imprenditrici, le amatissime Capetoste.   

Ogni cosa ha il suo tempo

Insomma, tutto questo per dirti che non so come delegare se non condividere con te qualche buona pratica che ho acquisito lavorando con e dentro al cambiamento. Se pensi che per te ora sia difficile o rischioso, non posso smentirti: delegare è affrontare un cambiamento e i cambiamenti sono rischiosi e faticosi. Ma questo non ci impedisce di accoglierli, anzi.

Darsi tempo per progettare la delega (ma questo vale per qualsiasi cambiamento) è un modo molto consapevole di affrontare il proprio lavoro. E ogni cosa ha il suo tempo, quindi prenditelo.

Se poi hai bisogno di un confronto su questo tema, dammi il tempo di rimettermi il mio cappello da assistente virtuale e sono qui: scrivimi perché possiamo incontrarci per una call gratuita e ti ascolterò con attenzione.