Ogni giorno un’Assistente Virtuale si sveglia e sa che sui social troverà almeno un post con il segreto su come organizzare la giornata perfetta, produttiva, impeccabile. Eppure ogni giorno un’Assistente Virtuale si sveglia e sa anche che il segreto, in realtà, non è proprio tutto lì.
Perché? Perché l‘organizzazione è un sistema. Cosa vuol dire? Non esiste un manuale che se lo segui passo passo diventi organizzatə e felice ma una serie di soluzioni pratiche diversificate che si adattano al modo in cui sei fattə, a come ragioni e a cosa fai. Un sistema non è una gabbia che ti intrappola ma una strada che puoi percorrere con il mezzo di trasporto che preferisci, basta avere una mappa per orientarti.
Cos’è l’organizzazione?
“Il modo in cui un sistema (anche vivente) è strutturato al fine del corretto espletamento delle sue funzioni”.
Enciclopedia Treccani
Per questo mi piace parlare di organizzazione come sistema perché è qualcosa di vivo e come tutte le cose vive, in divenire, ha un suo fine, che si adatta perfettamente al sistema.
Un buon sistema organizzativo per funzionare deve:
- avere degli obiettivi chiari
- essere comunque flessibile (perché la vita è vita e gli imprevisti ne sono una parte importante).
Come organizzare la giornata se non partendo dalle attività che ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi, assicurandoti di poter avere tempo per rivedere e riprogrammare qualche intoppo dell’ultimo minuto?
Essere fleelance è una condizione che di per sé necessita di una buona dose di organizzazione per funzionare bene: ci si interfaccia con clienti diver3, si lavora su più progetti, si hanno scadenze. E non c’è nessunə capə a dirci cosa fare e cosa no. Ci siamo noi e noi e basta e dobbiamo riuscire a gestire tutto al meglio. Come organizzare la giornata migliore per te? Qui provo a darti qualche indicazione ma sentiti liberə di scrivermi e raccontarmi tutte le tue strategie: sarò contenta di leggerti e potrò aggiustare questo articolo con i tuoi consigli.
Per prima cosa, osserva le tue attività
Analizza le attività ricorrenti
Parti da un elenco delle attività ricorrenti: fai delle belle liste di tutti i compiti annuali, mensili, settimanali e giornalieri che devi portare a termine. Fai mente locale: riservati del tempo (30 minuti possono bastare) per compilare le tue liste, poi lasciale riposare per qualche ora e tornaci a mente fresca il giorno dopo. Nota se qualcuna ti è sfuggita e segnala.
Compila con attenzione le tue liste, aggiungendo, se puoi, anche il tempo che impieghi per ognuna di esse. Non pensare solo alle attività lavorative, includi anche quelle personali, domestiche, relative al tuo tempo libero. Segna tutto, ma proprio tutto, quello che ti viene in mente.
Vincoli, somiglianze e abitudini
Dopo qualche giorno, ritorna di nuovo sulle tue liste: segna se qualcuna di esse va fatta in un momento fisso della giornata (ad esempio, io ho un cane ormai vecchiotto e parte della mia mattinata ruota attorno al ritmo della sua prostata) o se ha delle condizioni precise (non puoi allenarti dopo il pranzo della domenica, per dire). Nota anche se alcuni compiti possono essere svolti assieme (perché magari coinvolgono le stesse persone oppure perché si tratta di commissioni in posti vicini o infine perché sono attività simili). Infine non scordare di segnare anche le tue abitudini: compiti di routine che dovranno trovare spazio nella tua giornata.
Respira, con calma, e prova a notare:
- i vincoli (questa cosa la posso fare solo se… la faccio a quest’ora oppure se ho fatto prima quell’altra cosa)
- i legami (attività simili o in luoghi vicini o con le stesse persone ecc.)
- le abitudini (attività che fai sempre in un determinato momento e che vuoi mantenere).
Poi riduci il riducibile
Cosa devi fare tu
Riprendi le tue liste e chiediti: devo veramente fare tutto io? Questa domanda, se te la fai con sincerità, può essere davvero potente. Prova ad ascoltare le tue resistenze e a lasciar andare le incertezze. Chiunque sceglierai per poter fare quell’attività al posto tuo (potresti pensare a trovare un’Assistente Virtuale), te lo dico subito, non la farà come te. Ma forse la farà meglio. O magari no, ma comunque non dovrai occupartene tu: libererà non solo parte del tuo tempo ma anche parte del tuo spazio mentale perché sarà una cosa di cui non ti dovrai più occupare.
Cosa puoi delegare
Se ti rendi conto che il tempo per andare a fare la spesa ti manca, puoi provare a ordinarla online. O chiedere a qualcunə di farla per te. Questo ragionamento vale anche per il tuo lavoro: se ci sono attività che non riesci a seguire per intero o in determinati periodi, trova una persona a cui delegarle, proprio come un’assistente virtuale come me. Guadagnerai del tempo (e anche un po’ di salute mentale).
Quindi ricapitolando ora dovresti avere una lista di attività annuali, mensili, settimanali e giornaliere:
- hai individuato vincoli e legami
- hai segnato le abitudini che vuoi conservare
- e hai evidenziato le attività che puoi fare solo tu.
In poche parole ora hai delle liste chiare con tutto ciò che dovrai pianificare. Come organizzare la giornata? Se vuoi assicurarti di trascorrerla al meglio, fa’ che il tuo tempo sia di qualità.
Agenda alla mano, trova le tue isole
Ora entriamo nel vivo perché andiamo a programmare le tue attività direttamente sull’agenda. Che sia cartacea o digitale, settimanale o giornaliera non importa: trova lo strumento che più si adatta a te e non aver paura di approfittare dei mesi in cui hai meno lavoro per sperimentare altri strumenti. Nel tempo infatti le tue esigenze potrebbero cambiare e così anche lo strumento su cui pianificarle: io per anni ho usato agende settimanali eppure ora, che lavoro a ore per professionist3 differenti, ho l’esigenza di programmare il mio tempo nel dettaglio quindi sono passata a un’agenda giornaliera.
Partire da lontano
Vola alto e immagina di planare sui diversi mesi dell’anno, visualizza i momenti migliori per le tue attività annuali e mensili e segnali. Saranno questi i primi limiti che dovrai rispettare e se alcuni si potranno spostare un po’ più in là (come per esempio fare il back up mensile del tuo sito) altre invece saranno tassative e lapidarie come il pagamento delle tasse.
Tornare da vicino
Ora scendi di quota e appunta tutte le tue abitudini (e se usi un’agenda digitale ricorda di fissare le ricorrenze con esattezza in modo da segnarle in una volta sola): costruiranno un sentiero che ti aiuterà a scadenzare il resto con più accortezza.
Piano piano la tua settimana prenderà forma e così ogni giorno avrà il suo numero di “cose da fare”. Ora dovrai riempire il tempo che resta con tutti i punti delle tue liste.
Ricordati di:
- programmare un’ora al mese di tempo da dedicare alla programmazione del mese successivo, ti aiuterà ad analizzare il mese trascorso e a fare degli aggiustamenti
- poi programma ogni settimana una mezzoretta per rivedere la settimana successiva e assicurarti di avere il tempo di fare ciò che serve.
Trova le tue isole di tempo
Ora, prima di proseguire, fermati a lungo e pensa alle tue isole di tempo prezioso: dei momenti che durante la settimana puoi dedicare solo a te. Puoi leggere, disegnare, scrivere, fare lunghe passeggiate, allenarti, incontrare le persone del tuo cuore. Questi momenti devono avere spazio nella tua settimana perché è in quel tempo lì che potrai ricaricarti, trovare energie nuove per affrontare il resto dei tuoi doveri. E allenati a custodirle: non invaderle con emergenze di lavoro o incombenze domestiche. È da questi spazi vuoti di attività che nasce l’energia giusta per affrontare il resto. Come lo spazio bianco in cui sono incorniciate le poesie, uno spazio che generativo, di pausa, di riverbero.
Infine tappa i buchi con criterio
Arrivatə a questo punto ti accorgerai di aver:
- segnato tutti i tuoi impegni annuali e mensili, inclusi dei momenti di analisi e programmazione mensili e settimanali
- dato un tempo preciso alle abitudini che hai coltivato sin qui
- riservato delle isole di tempo generativo tutte per te.
Conosci il tuo cronotipo?
Dovrai quindi riempire gli spazi vuoti con le attività che restano, tenendo conto del tempo, del tipo di attività e soprattutto del tuo funzionamento: cerca di assegnare a momenti in cui hai dei picchi di energia dei compiti impegnativi, lasciando invece ai momenti di calo tutte quelle incombenze che puoi fare senza pensarci troppo. Insomma, cerca di capire a che cronotipo corrispondi e prova a organizzare la tua giornata seguendo il flusso delle tue energie. Perchè programmare non vuol dire sovraccaricarsi o fingere di poter far tutto ma trovare un equilibrio che ti permette di fare quello che serve, avendo cura di generare nuove energie.
Il batching
Prova a considerare di riservare del tempo unico ad attività simili (magari puoi concentrare le call durante alcune mezze giornate o fare le commisisoni in giro per la città nelle stesse ore). È la tecnica del batching, “che consente di ottimizzare tempi e procedure semplicemente suddividendo la giornata lavorativa in slot temporali separati, ciascuno dedicato ad attività simili”. Ad esempio puoi pensare di dedicarti alla scrittura dei tuoi post mensili in uno stesso momento (magari una sola volta al mese) oppure puoi dedicare parte del weekend a cucinare alcuni preparati che poi mangerai durante la settimana.
Ora puoi cominciare a fare
E vedrai che no, non tutti i giorni riuscirai a fare tutto. Altri invece ti avanzerà del tempo. Sii compassionevole con te stessə, riprogramma le cose che sono saltate e portati avanti sei hai del tempo libero inaspettato e le energie per farlo. Un buon sistema di organizzazione vive come vivi tu, seguendo il tuo sentire (alzi la mano chi a maggio ha un calo di energie come me!) ed è abbastanza flessibile da resistere agli urti delle incombenze inaspettate, riprogrammando e delegando, spostando e aggiustando qui e là. E capirai come organizzare la giornata perfetta per te ma soprattutto come lavorare e vivere felice.
Io sono Sara Cremaschi, la tua assistente virtuale mindful.
LinkedIn Top Voice Equilibrio vita-lavoro.
Se vuoi sapere cosa posso fare per te e come, seguimi su LinkedIn.