La gestione del tempo non ti appassiona. Non hai mai tempo per tutto quello che vorresti. A volte ti sembra di perderlo in attività che poi non vanno come pensavi. Oppure hai bisogno di un po’ di spazio tutto solo per te.
In questo articolo mi rivolgo proprio a te. Per ragionare insieme sulla gestione del tempo, che è una risorsa scarsa e preziosissima di cui tutt3 disponiamo.
Dal secondo Benchmark report per l’Italia 2022 di Mailchimp & Co, un sondaggio di analisi comparativa per agenzie e freelance che ha raccolto le risposte di 100 freelance italian3, confrontandole con la media globale (di 63 Paesi), emerge che alla domanda “Cosa è più importante, il tempo o il denaro?”, l’86% risponde tempo. Sì perché se è vero che possiamo monetizzare, lavorando, il valore del nostro tempo è altrettanto vero che la qualità del tempo dedicata ad alcune attività (famiglia, amicizie e relazioni, ecc.) è davvero inestimabile.
Da questa analisi emerge anche un altro dato significativo: al primo posto tra le sfide che una persona freelance deve affrontare non c’è la ricerca di clienti o l’attività di recupero crediti ma… la gestione del tempo (38%).
Quindi raccolgo qui qualche buona pratica per riuscire a valorizzare il proprio tempo.
Osserva tutto senza giudizio
Non conosco nessunə che non abbia mai sperato, almeno una volta nella vita, di avere una giornata di 48 ore. Perché le cose da fare sono sempre tante ma il tempo, quello è sempre uguale: 24 ore al giorno, 1.440 minuti.
Ci sono giorni che scorrono lenti e baluginosi come alcune giornate autunnali anche se sei in piena estate, altri sferzanti e rumorosi come una tempesta estiva anche se ci sono dieci gradi e vai in giro con il piumino. Insomma, sul clima potrai fare ben poco, ma il tempo, be’ tocca a te trasformarlo in un buon tempo!
Ma quindi, da dove si parte?
Per prima cosa devi osservare. Non si può fare qualcosa di buono con la gestione del tempo senza sapere che qualità abbiamo tra le mani. Spesso siamo convint3 di dedicarci troppo a una determinata attività o di non occuparci abbastanza di un certo progetto: verifichiamolo. Stabiliamo un periodo di osservazione (anche una sola settimana può andar bene) e misuriamo il tempo dedicato alle singole attività. E non fermiamoci al lavoro: mica viviamo solo per lavorare vero?
Senza giudizio
Non chiediamoci cosa ci interessa sapere: cerchiamo di registrare le diverse attività che facciamo e la loro durata, senza ragionarci troppo. E non giudichiamoci: ci mettiamo il tempo che ci vuole. Le considerazioni rimandiamole di qualche settimana…
Come misurarci?
C’è chi compila un diario cartaceo segnando i tempi di inizio e fine di ogni attività. C’è chi lo fa su excel.
Io per la gestione del tempo preferisco di gran lunga alcuni tool gratuiti: in particolare uso Toggl, il primo time tracker che ho conosciuto. Molto simile è poi Clockify, sia come funzionamento che come grafica. Per entrambi devi creare un account e nel piano gratuito garantiscono ciò che serve per il monitoraggio (cronometro, etichette per distinguere le attività, condivisione dell’account con il proprio team, creazione di report che ci aiuteranno in sede di analisi).
Il tuo tempo è sostenibile?
Se dico sostenibilità, cosa ti viene in mente?
Ecologia, attenzione all’ambiente?
Ottimi spunti.
“Sostenibile” è un aggettivo derivato da “sostenere”: qualcosa che si può sostenere. Ho sempre pensato che il nostro tempo debba per prima cosa essere sostenibile per noi. Una gestione del tempo intelligente deve tenere conto di come siamo, come ci organizziamo e dei nostri limiti e vincoli.
Un tempo non può dirsi buono se ti travolge come un uragano o ti sfinisce come l’afa d’estate. Quindi dopo aver osservato senza giudizio il tempo che dedichiamo alle diverse attività ora possiamo chiederci se quello che facciamo per noi è sostenibile.
Cosa vuol dire tempo sostenibile?
Ci sono persone che sono molto produttive al mattino presto. Altre che invece lavorano meglio di notte, altre ancora nel pomeriggio. Non importa quale sia il tuo caso, l’importante è che tu capisca come organizzare il tuo tempo in base alle cose da fare. E di farlo in un modo che sia sostenibile per te.
Ad esempio io sono molto attenta alla mattina: per questo decido di lavorare su progetti più complessi all’inizio della mia giornata lavorativa mentre lascio per il pomeriggio le attività di routine o faccende e incombenze quotidiane. La sera invece sono più tranquilla e non ci sono interruzioni: posso quindi dedicarmi ad attività più creative (come la scrittura) o alla lettura di manuali formativi.
Che animale sei?
Non ci sono regole, anzi vedrai che nel passare dei mesi attraversarai diverse fasi. Ognunə di noi ha il suo cronotipo, ovvero un momento della giornata in cui è più attivə: l’orso perde energia con il calare del sole, il lupo è nottambulo, il leone è al pieno della forza alla mattina presto e infine il delfino ama la tarda mattinata.
Quindi il mio invito è cercare di capire come organizzare al meglio le giornate tenendo presente il tuo picco e il tuo calo di energia. Per essere più efficace e per poterti ricaricare quando serve, e avere una buona gestione del tempo.
Cos’è davvero importante per te?
Il tempo è prezioso ma scarso: qualche riflessione su come non perderlo.
Riduci quello che puoi ridurre
Niente, più guardi le cose da fare e il tempo che ci impieghi, più vorresti investire in un’azienda che produca pilloline magiche capaci di farti avere giornate di 48 ore. Per carità, nulla in contrario ma nel frattempo potresti osservare quali tempi puoi ridurre…
Se si iniziasse puntuali, magari la riunione potrebbe finire mezz’ora prima. Se andassi a fare la spesa in un momento diverso non troveresti tanta coda alla cassa.
Se cambiassi itinerario potresti passare sia in farmacia che dal calzolaio e non dovresti tornarci in due momenti diversi, mettendoci più tempo.
Prova a cambiare orari per alcune attività e ottimizza gli spostamenti. Poi guarda cosa succede alla tua gestione del tempo.
Dire di no a qualcunə è dire sì a te
A volta ridurre i tempi di un’attività o riorganizzarsi non basta… i conti non tornano lo stesso. Il malumore da temporale tuonante invece, non passa proprio. Bene, riprendi a osservare. Una commissione, una chiamata, una ricerca online e a un certo punto potresti accorgerti di trascorrere ore a fare cose per qualcun altrə che non aveva tempo, ma così stai letteralmente perdendo il tuo. A volte dire di no è un’occasione bellissima per dire di sì a noi.
Cosa è davvero importante per te?
E ora il terzo punto. Chiudi gli occhi e chiediti: cosa è davvero importante per me? La risposta che ti darai è un po’ come la bussola per una giovane marmotta: indica la via con sicurezza. Puoi perderti, non sapere la strada, ma comunque la bussola ti indicherà il nord. Quali sono le tue priorità?
Quando e cosa delegare
Non puoi fare sempre tutto, non puoi controllare sempre tutto: e magari ci sono delle cose che qualcun altrə può fare per te. Chiediti cosa devi fare assolutamente tu e il resto, be’ per il resto esiste la delega. Puoi delegare il fare la spesa al resto della tua famiglia, ad esempio. Puoi farlo anche nel lavoro: le mie clienti mi delegano proprio delle attività che non hanno il tempo per seguire. O attività che per loro non sono strategiche ma che vanno fatte quotidianamente (hai presente quei 143 messaggi di richiesta informazioni? Ecco quella cosa lì). Oppure attività che a loro non piacciono e fanno con fatica (vogliamo parlare dell’emissione delle fatture e del tenere i conti in ordine?).
Il 55% delle persone freelance guadagna di più da quando collabora con altre persone freelance. E a guadagnare di più sono le persone che lavorano tra le 41 e le 60 ore a settimana: oltre le 60 ore di lavoro si registra infatti una crescita decisamente minore(dati tratti dal secondo Benchmark report per l’Italia 2022 di Mailchimp & Co). Quindi lavorare meno, in fondo, è possibile.
Credo che questa pandemia ci abbia costrett3 a rallentare… Ed è quando si rallenta che si riescono a mettere a fuoco i segnali, a leggere i nomi delle vie. E a volte ci si accorge di aver sbagliato strada, oppure si legge proprio il nome del posto in cui volevamo arrivare. Fino a che avrai chiare in mente quali sono le tue priorità, saprai dove sta il nord e potrai arrivare esattamente dove vuoi.
Trova la tua SOLA e UNICA COSA
“Qual è la sola e unica cosa che posso fare in modo che facendola tutto il resto diventi più facile o superfluo?”
Una?
Solo una.
No, dai scherzi. Facciamo due. E non c’è due senza tre!
No, sono seria. Una SOLA e UNICA cosa.
Anzi a dir la verità, non lo dico nemmeno io. Lo sostengono Keller e Papasan nel loro “Una cosa sola. L’unico metodo per fissare le priorità e ottenere risultati eccezionali”, un libro agilissimo che mi ha accompagnata per qualche settimana.
Se ci pensi viviamo in un frastuono costante: bisogna dire tanto, scrivere molto, alzare la voce e i toni, stupire, emozionare. Fermarsi poco, tacere mai. Fare, fare, fare. Correndo, a vuoto, inseguendo scadenze, richieste, urgenze. Accumulare, una cosa dopo l’altra, in un tempo che è sempre lo stesso.
Ma davvero tutte le cose importanti sono urgenti?
Ridursi il più possibile
Ridurre “è un modo più saldo di legarsi a ciò che volete fare”, significa partire da una cosa, una sola e unica cosa. Secondo il principio di Pareto 80/20, “una minoranza di cause, impulsi o impegno [il 20%] di solito conduce a una maggioranza di effetti, risultati o ricompense [l’80%]”. Il tempo è una risorsa scarsa, davvero vogliamo perderlo in cose che non ci porteranno valore?
Come proteggersi
“Pensate grande e dettagliato”, ci avvertono i due autori. Non basta scegliere cosa è importante per noi, serve uno scopo (grande) e delle priorità (dettagliate) per raggiungerlo. Dallo scopo attingeremo forza ed energia per ogni passo.
Ma le priorità vanno protette: non si possono rimandare, fare di fretta. Ci vuole cura e attenzione, per questo bisogna assicurarsi di avere un tempo per loro che sia giusto (e no, non bastano certo dieci minuti).
Tempo libero e riposo
Avere una propria attività vuol dire lavorare nel weekend, essere raggiungibili anche in vacanza, avere orari di lavoro che non sono sempre ortodossi. Lo vedo accadere alle mie clienti e lo vedo su di me.
Allora mi sono detta: se devo proteggere il tempo per la mia SOLA e UNICA COSA, devo anche proteggere il tempo del mio riposo. Ho pianificato le mie attività attorno a delle isole di tempo tutto per me.
Ho scoperto quanto io possa essere più attenta e focalizzata nel lavoro perché sto proteggendo il tempo sacro del mio riposo, del mio corso di meditazione, delle cene in famiglia, delle uscite con le amiche. Mi sono ritrovata più efficiente e motivata.
Tutto ruota attorno al tempo che voglio dedicare a me. E non viceversa.
Il buon tempo è una conquista: non succede e non accade per caso.
È il frutto di un’osservazione attenta e senza giudizio: un’attenzione al quotidiano che va allenata. È anche il risultato della consapevolezza, di noi come persone, di come funzioniamo e di cosa vogliamo davvero. Ma è anche, e soprattutto, la conseguenza di una serie di strategie e di scelte che facciamo avendo ben chiaro in testa dove vogliamo arrivare e come. A volte ci sentiremo sicur3 a portare un ombrello in borsa anche se il sole splende, altre ci bagneremo fin dentro le calze perché abbiamo ignorato ogni indizio di maltempo. L’importante è allenarsi e avere il coraggio di cambiare strada o strategia al momento giusto. Osservandoci, ascoltandoci e dandoci la fiducia che ci serve per stare nel tempo, col tempo, senza farci sconvolgere dai tuoni.
Io sono Sara Cremaschi, la tua assistente virtuale mindful.
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