L’organizzazione del lavoro è relazione

L’organizzazione del lavoro è diventata a tal punto importante per me che ho deciso di renderlo un mestiere. Perché sono una persona ansiosa e l’ordine mi aiuta a vederci chiaro. E perché sono una tartaruga: ho
bisogno di tempo per entrare nelle cose e per farle.

Come assistente virtuale tengo in ordine il lavoro di chi sceglie di collaborare con me, per fare spazio a tutto quello che serve.

Un conto però è organizzarsi, essere persone organizzate. Un conto è essere persone organizzate insieme.

In questo articolo vorrei provare a spiegare cosa intendo quando parlo di organizzazione del lavoro come relazione. Di come sia importante osservare, riconoscere quello che c’è e importa e poi scegliere per praticare la responsabilità, anche sul lavoro. Per farlo ho seguito uno schema caro condiviso da MindfulnetLife in questo post di LinkedIn.

L’organizzazione è un sistema flessibile. Una persona organizzata non è una macchina che macina spunte sulle liste ma una persona pronta e reattiva che sa cosa è importante fare e allo stesso tempo reagisce agli imprevisti e alle sfide con curiosità, organizzando il proprio lavoro in virtù di questi cambiamenti. È una persona che si muove con consapevolezza tra ciò che accade, sapendo quali sono i vincoli e le conseguenze che le sue scelte comportano.

Osservare l’ordine naturale nell’organizzazione del lavoro

Se ci fermiamo a osservare il nostro lavoro potremmo renderci conto che emerge un “ordine naturale” (così lo definisce David Allen in “Detto, fatto! L’arte di fare bene le cose”), ovvero delle corrispondenze, degli schemi, nei nostri compiti.

Prova a salire in piedi su un tavolo e guardare dall’alto il tuo lavoro disteso sul pavimento: potresti accorgerti che hai dei vincoli chiari (un compito deve terminare prima di un altro per procedere), delle scadenze (fisse o che ritornano in lunghi periodi, comunque prevedibili), delle fasi di lavoro più o meno intenso.

Una buona organizzazione del lavoro segue il flusso naturale che osservi dall’alto del tuo tavolo. Quello che vedi da lassù può darti indicazioni preziose per pianificare la tua strategia di azione, prevedere le fasi giuste per un nuovo lancio o per dedicarti a compiti che si possono programmare con molto anticipo.

Come l’organizzazione del lavoro si fa relazione

E anche se lavori in solitaria, come me, potresti accorgerti che in realtà sei al centro di tante relazioni (quelle con i tuoi clienti e le tue clienti ad esempio) e che per organizzare il tuo lavoro al meglio hai bisogno di osservare anche l’ordine naturale del lavoro di queste persone.

Ed ecco che l’organizzazione del lavoro si manifesta grazie alla relazione, all’attenzione e alla cura che riserviamo non solo al nostro ma anche al tempo delle persone con cui collaboriamo.

Ad esempio, come assistente virtuale collaboro con persone che tengono corsi. I momenti a ridosso della partenza dei corsi sono sempre quelli più frenetici in cui io ho più lavoro (rispondo alle informazioni, curo le procedure di iscrizione, verifico i pagamenti, invio materiali e link per la connessione). E per chi quei corsi li tiene è anche il momento in cui prepararsi, rivedere gli argomenti, mettere a punto le ultime migliorie. Sappiamo già che in quel periodo gli altri progetti rimarranno in sospeso: e allora pianifichiamo in anticipo quello che possiamo e rimandiamo ciò che non possiamo portare a termine. Una volta iniziati i corsi il mio lavoro si allenta ma per chi il corso lo tiene la manutenzione del percorso è fondamentale, e allora prima di riprendere le fila di tutto, tornare a incontrarci più spesso e progettare nuove proposte, dovremo aspettare.

Riconoscere cosa è davvero importante

Osservare l’ordine naturale non garantisce però un’organizzazione del lavoro puntuale, non è abbastanza. Serve anche riconoscere quali sono le priorità, anzi la priorità. E condividerla.

Perché quando si lavora su ambiti diversi spesso le priorità sono molto differenti.

Quando mi confronto con la persona che gestisce il sito di una cliente succede sempre una magia: lui traduce in termini comprensibili per me le possibilità tecniche che abbiamo mentre io gli spiego nel dettaglio quali sono gli obiettivi e cosa mi interessa davvero ottenere. Dopo questo lavoro di “traduzione” progettiamo delle possibilità, capiamo quanto verrebbe a costare, cosa comporterebbe, facciamo dei test e a quel punto diamo inizio a questa nuova procedura.

In questa fase comunicare chiaramente cosa serve e importa è fondamentale e delicato. Perché snocciolare quello di cui abbiamo bisogno può farci sentire vulnerabili, soprattutto quando lavoriamo con persone difficili. Creare uno spazio di condivisione e ascolto attivo nella relazione serve proprio a sostenere la fatica di questa comunicazione necessaria.

Durante il confronto  potrebbe anche esserci spazio per la curiosità (che è il mio atteggiamento mindful preferito): potresti scoprire che un’azione per te di poco conto, per l’altra persona è invece fondamentale o viceversa. Ed ecco che l’organizzazione del lavoro si ravviva e cresce nella relazione, attribuendo nuovi significati condivisi a quello che fai.

Scegliere e agire, praticare la responsabilità nell’organizzazione del lavoro

È nella relazione che l’organizzazione del lavoro si co-costruisce, ovvero si costruisce insieme nel rispetto delle proprie competenze, valori e soprattutto priorità. Qui si agisce la responsabilità nel seguire un obiettivo condiviso e nell’impegnarsi con attenzione e cura a mantenerlo. Il che vuol dire anche, a volte, ricominciare questo processo di condivisione e ascolto perché si manifestano nuove possibilità o impedimenti, vincoli nuovi da riconsiderare.

Non è un caso che la maggor parte dei tool di project management (non scrivo tutti solo perché sono certa di non conoscerli proprio tutti!) sono pensati per essere condivisi: le attività possono essere assegnate a persone diverse e ogni persona coinvolta nel progetto può vedere chi sta facendo cosa.

Perché l’organizzazione è viva, è relazione e comunica.

E se l’organizzazione del lavoro ti spaventa, potresti iniziare a osservare, riconoscere e scegliere in ambito famigliare (con i più piccoli e le più piccole) o addirittura nello studio. Insomma, prova a sperimentare l’organizzazione in un contesto che per te è più comodo e sicuro.

Di organizzazione for dummies ho parlato in questa puntata di làpis, appunti per imparare con piacere e insegnare con cura, il podcast di Fabiola Sguassero, insegnante, tutor, mentore dell’apprendimento e formatrice in ambito di didattica inclusiva. Praticamente la signorina Rottermeir ma con il cuore.

Con me la mitica Sarah Baccenetti, la professional organizer esperta di decluttering che mette il cuore in tutto quello che fa.