Organizzazione efficace: come l’impazienza può migliorare la tua produttività

A momenti di pianificazione e produttività, in cui sono molto rilassata, affianco fasi di totale scombinamento in cui macino cose, scrivo in preda alla confusione e mi ritrovo completamente stanca.
Sono sicura che momenti del genere, più o meno lunghi capitino a chiunque.

Nel tempo però ho provato a osservare questi stati e a capire cosa volevano dire proprio a me.

Perché l’impazienza non giova a un’organizzazione efficace del lavoro

Spesso, quando si parla di organizzazione del lavoro, pensiamo all’impazienza come a quello stato in cui:

• perdiamo di vista le priorità o non riusciamo a riordinarle in modo efficace (passiamo da un’attività all’altra senza un ordine reale e senza valutare cosa sia meglio fare o se ci sono attività affini da affrontare nello stesso momento, addio batching, insomma)
• viviamo con un rumore mentale continuo, fatto di cose da fare, cose fatte da rivedere, cose da fare dopo le cose da fare, in un turbinio di pensieri che possono affaticarci (e riempire quel poco di spazio mentale che ci serve per valutare bene il da farsi, altro che brain rot)
• perdiamo quella creatività che ci aiuta a risolvere i problemi, non vediamo soluzioni e ci impantaniamo (a volte fino a bloccarci o a bloccare chi lavora insieme a noi, perdendo tutto il nostro vantaggio competitivo).

Quando questo stato emotivo, in azienda, è vissuto da chi ha un ruolo di leadership, potrebbe espandersi a macchia d’olio anche su un intero team o reparto con conseguenze complesse.

Ma l’impazienza è davvero solo questo?

Cos’è l’impazienza

Partiamo quindi dall’inizio, cos’è veramente l’impazienza?

impaziènza s. f. [dal lat. impatientia]. – L’essere impaziente; stato d’animo di chi è insofferente per cosa che lo irriti o molesti o di chi è ansioso per il desiderio o l’attesa di cosa che tarda [Treccani]

Si tratta di uno stato d’animo che può partire da due stimoli opposti: possiamo essere impazienti perché siamo insofferenti per qualcosa che c’è proprio adesso oppure perché non vediamo l’ora che accada, in futuro, qualcosa che ci piace e ancora non c’è.

Ha quindi molto a che fare con il tempo, ecco perché quando parliamo di time management l’impazienza non può mancare. Perché l’impazienza ci misura:

• con quello che c’è e non ci piace
• o con quello che ci piace ma non c’è ancora.

Può anche cambiare colore:

• se è innescata da qualcosa che mi irrita, non avrà un colore brillante e piacevole
• mentre potrebbe essere arcobalenica se ha a che fare con qualcosa che desidero moltissimo.

Prova a pensare all’organizzazione efficace del tuo lavoro:

• che colore o musica daresti a quel momento in cui hai scadenze imminenti di grandi progetti, tua madre si è ammalata e richiede assistenza, ci sono una serie di incombenze da portare a termine (tipo cucinare pranzo e cena, oppure pulire casa) e hai la casella di posta piena di messaggi da leggere?
• E invece che colore o musica assoceresti a quella frenesia che ti prende quando hai un progetto nuovo e interessante a cui dedicarti, e ti ci metti anima e corpo senza fare una buona progettazione ma facendoti guidare dal desiderio?

Insomma, se ci pensi, l’impazienza a volte è anche un moto spontaneo verso qualcosa di bello, non solo una fuga da qualcosa che ci pesa.

Il ruolo dell’impazienza in un’organizzazione efficace

Ecco perché una buona organizzazione del lavoro può nutrirsi di impazienza, soprattutto quando ci spinge verso qualcosa che ci piace davvero. Lavorare non è sempre facile e ci sono periodi in cui non possiamo scegliere a quali progetti dedicarci.

L’impazienza di fronte a qualcosa che desideriamo e che ci piace, ma che non arriva, potrebbe in qualche modo avvicinarci al nostro obiettivo. Non solo, potrebbe essere uno stato emotivo che ci aiuta a superare un po’ la paura verso il nuovo e l’inesplorato.

Pensa a dei progetti interessanti che ti sono capitati, anche grossi magari:

• l’impazienza non ti ha reso una persona più produttiva? Ha reso chiaro il tuo obiettivo finale (non la strada per arrivarci).
• Non ti ha permesso di fare qualche passo in più verso l’obiettivo, srnza pensare alla paura o l’ansia di non farcela?
• E, infine, non ha cambiato il ritmo del tuo lavoro, non ti ha fatto pensare a come organizzare meglio la tua giornata lavorativa in un modo completamente nuovo? Quante nuove routine hai introdotto grazie all’impazienza, e sono ancora oggi importanti per te?

Qualche strategia per non essere persone troppo impazienti

Un sistema di organizzazione che vuole aumentare la produttività può sfruttare la forza propulsiva dell’impazienza nata dal desiderio. E possiamo passare dalla reattività (sono impaziente e faccio così perché la mia impazienza me lo dice) a una condizione di proattività (sono impaziente e faccio così perché riconosco e assecondo la spinta della mia impazienza).

Bisogna quindi prevedere delle misure di contenimento per evitare che questo stato emotivo mandi tutto all’aria, soprattutto quando il sistema organizzativo coinvolge più di una persona.

1. Instaurare nuove abitudini organizzative

Per superare il momento iniziale faticoso, sfruttare l’impazienza può essere utile perché alleggerisce la fatica del cambiamento e quando diminuisce la spinta impaziente potremmo già aver sperimentato dei benefici dalla nuova abitudine. Così ci ritroveremo ad aver evitato o diminuito la fatica iniziale e a trovarci già con qualche risultato in mano che ci motiva a lungo termine a mantenere la nuova routine.

Questo vale anche quando l’impazienza serpeggia in un team, quando si sente il bisogno di cambiare qualcosa: partiamo da una piccola abitudine per rendere questo passaggio veramente efficace. Ad esempio: si potrebbe cambiare l’organizzazione degli spazi di lavoro (scrivanie disposti in luoghi diversi, spostamento di alcuni elementi di arredo nella stanza) oppure intervenire sull’organizzazione della giornata lavorativa, cambiando gli orari delle pause o delle riunioni di team.

2. Concentrarsi sulle cose da fare e meno sugli obiettivi

L’impazienza ci fa fare cose. In alcuni momenti si semina e si prepara il terreno, in altri bisogna tirarsi su le maniche e raccogliere. Quando arriva l’impazienza invece di costringerci in uno stato emotivo diverso, potremmo assecondare l’impazienza e iniziare a fare tanto.

Anche all’interno di un team di lavoro, cambiare il ritmo può essere efficace, perché ci costringe a rivedere prassi e processi scontati. Attenzione però a rispettare il tempo e le energie di ciascuna persona, se questo cambiamento risulta faticoso potrebbe sovraccaricarci.

3. Iniziare un nuovo progetto

L’impazienza ha un valore prezioso: può smuoverci dall’immobilismo della paura. E spesso la paura scatta di fronte all’inaspettato. Ecco perché cominciare progetti nuovi non è sempre facile ma se siamo persone proiettate sulla bellezza dell’obiettivo e diventiamo impazienti… muoverci ci costerà meno energie.

Pensa a quanta energia ti ha trasmesso qualche persona che lavora con te, su un certo progetto che per te era difficile, enorme, faticosissimo. L’impazienza, come tanti stati emotivi, può essere contagiosa e in questo caso potrebbe anche esserti d’aiuto.

Aggiungo anche un quarto punto che rappresenta un po’ una sorta di argine all’impazienza:

4. Introdurre dei momenti di analisi periodici

È importante mantenere un equilibrio tra il fare e il pensare, ovvero tra le azioni e l’obiettivo da raggiungere. Questi momenti di stop, di sospensione dall’attività, sono preziosi perché sono i momenti in cui possiamo dare un valore (positivo o negativo, dipende) all’impazienza. Ed è da questi momenti che possiamo capire quali buone pratiche hanno funzionato e quali invece non funzionano.

Con l’accortezza di sapere che non esiste una strategia di organizzazione del lavoro che non funziona in assoluto ma non funziona in quel contesto, in quel momento, per quel determinato team.

Insomma, l’impazienza è vero, può non farci bene. Ma se ascoltata, capita e contenuta, può davvero dare un boost alla nostra organizzazione e renderla efficace.

Cosa ti dice la tua impazienza? Vuoi provare a seguirla?

In foto, una mensola gialla con su tante dita differenti per forma, colore, grandezza. È l’opera Friends 2025 di Federico Tosi esposta al Mambo di Bologna.