Il riordino fisico e il riordino mentale per me si muovono in parallelo. L’ho imparato con la meditazione: spesso si dice che la pratica aiuti a “tenere la mente pulita”. Ed è una metafora che vale anche per gli spazi, fisici e digitali, che, se puliti e ordinati, riescono ad accogliermi chiaramente.

Spesso il disordine fisico mi fa provare ansia, stanchezza, oppressione, mi priva di energie. A chi non è mai capitato di provare ansia aprendo il proprio archivio digitale confusionario? O a entrare in una casella di posta con 132 messaggi non letti, senza etichette e affastellati uno sull’altro?

Gli spazi digitali che abbiamo a disposizione sono tantissimi e spesso contengono più di quello che ci serve davvero: documenti obsoleti, grafiche scadute, foto vecchie e dimenticate. Trovare ciò che è veramente utile in quel momento è un’impresa: richiede tempo (che spesso non abbiamo) e un impegno spropositato.

“Fare le pulizie è un concetto che non si riferisce semplicemente a togliere lo sporco dalle superfici, ma è in stretta relazione con lo spazzar via le nubi che oscurano la nostra anima. […] Le pulizie sono soprattutto un esercizio spirituale di purificazione dell’anima”.

Keisuke Matsumoto, da Manuale di pulizie di un monaco buddhista, Antonio Vallardi Editore, Milano, 2018.

Quando il riordino fa paura

Davanti al riordino, anche digitale, spesso procrastiniamo. La fatica ci sembra grande, troppa. “Non è il momento”, oppure “Non ho tempo” o ancora “Ma cosa riordino a fare che tanto tra un mese sono ancora qui?!”.

Vorrei poterti dire che queste paure non si avvereranno ma preferisco riconoscere che sono dei rischi reali. E che si possono anche correre con un po’ di consapevolezza e strategia.

Se è davvero tutto troppo

Una delle motivazioni per cui si tende a posticipare il momento del riordino riguarda l’immensa mole di lavoro: come farò a mettere in ordine tutti i miei archivi digitali? E le raccolte delle foto? E le app sul telefono? Per non parlare delle cartelle sul desktop…

Solitamente, per chi teme l’impresa, il passaggio al riordino avviene quando è veramente molto tardi: quando non si riesce a trovare in fretta i documenti che servono, quando le foto da utilizzare sono sparse tra telefono e desktop e ci si mette più tempo a cercarle che a farne di nuove. O quando lo spazio nel cloud si sta esaurendo e arrivano le assillanti notifiche a ricordarcelo.

Una buona pratica potrebbe essere quella di tirare ben tre respiri profondi e provare ad affrontare un luogo digitale alla volta: prima le cartelle di Drive, poi si passa a Dropbox, poi ai progetti di Canva, poi ancora al telefono, poi alle foto ecc. Provare quindi a suddividere i diversi luoghi digitali in spazi più piccoli.

Immagina i tuoi spazi digitali come se fossero la tua casa (che poi lo sono davvero): puoi riordinarla tutta in una giornata oppure puoi fare qualche pezzo per volta. Prima pensi alla cucina, poi al bagno, al corridoio e via dicendo. Dedicati a una stanza alla volta. E quando una stanza ti sembra troppo grande, dividila in spazi ancora più piccoli: pensa al forno, poi al frigo, poi ai mobili, alle credenze e così via.

Come mantenere l’ordine del riordino

Il riordino necessita di allenamento: non puoi pensare che una volta che l’ordine è fatto si mantenga nel tempo immacolato. Dovrai mano a mano mantenerlo, replicarlo e rigenerarlo. Insomma, il riordino non si fa una volta per tutte, anzi!

Se vuoi correre una maratona non puoi allenarti una volta all’anno e poltrire per tutti gli altri mesi: il riordino può diventare un’intenzione da coltivare giorno per giorno. Per aiutarti, ad esempio, potresti creare una cartella in cui far finire tutti i documenti da riordinare e dedicare del tempo fisso (magari anche segnato sulla tua agenda) alla catalogazione dei documenti, rinominando per bene i file, nel caso in cui non riuscissi a farlo giorno per giorno.

Sperimenta la strategia che funziona per te e ricordati che il riordino ha senso quando fai manutenzione: la polvere si annida negli angoli ma se hai dato una bella pulita ti basterà ripassare velomente per raccogliere lo strato appena depositato. Una buona manutenzione preverrà una nuova sessione di riordino intensivo.

Progettare il riordino

Se il riordino è un allenamento, come gli allenamenti va progettato. E questo progetto va fatto su misura: esistono tanti modi di organizzarsi quante persone su questa Terra.

1) La consapevolezza

Per prima cosa devi avere bene chiaro in mente il tuo funzionamento: quello spazio digitale a cosa ti serve? Cosa ci conservi? Quando cerchi una cosa lì dentro, cosa fai? Come pensi, d’abitudine?

Fermati e pensa: per quanto tempo devi conservare i documenti e le foto in quello spazio? Magari, per rendere più agevole l’impresa, potresti decidere di spostare su un hard disc esterno i documenti più obsoleti (quelli prima del… e trova una data precisa!) senza riordinarli e conservare nel cloud solo ciò che ti sarà utile nei prossimi mesi. Potresti scaricare tutte le foto non recenti e categorizzarle in un secondo momento. Se il riordino per te ora è troppo grande, crea delle cartelle a cui potrai dedicarti in un secondo momento, quando avrai più tempo a disposizione, magari quando il flusso di lavoro sarà più lento. Attenzione però: segnalo in agenda come fosse un impegno importante o rischierai di tralasciarlo per molto, molto tempo.

2) Sì, ma… come riordino?

Il nome delle categorie dipende dal modo in cui tu trovi le cose: c’è chi organizza i propri archivi in base alle persone che lavorano al progetto (team 1, team 2, con Paola, con Chiara ecc.), ai progetti (azienda 1, azienda 2, ecc.), al momento dell’anno (pensa a come riordiniamo i documenti fiscali ad esempio), al tipo di documenti (foto, presentazioni, documenti, post, grafiche per Fb, grafiche per IG, video ecc.).

Prima di passare alla progettazione del riordino, per qualche giorno porta l’attenzione a come cerchi i documenti. Magari hai organizzato l’archivio per progetti ma quando cerchi i preventivi che hai scritto per ogni progetto devi aprire e spulciare le cartelle una per una. In questo caso lasciare tutto com’è, usando però un metodo per rinominare i file: ad esempio i preventivi che fai per ogni progetto saranno nominati NomeAzienda_preventivo_gen23. Così potrai fare una ricerca con la lentina digitando “preventivo” e vedrai tutti i preventivi (senza spulciare le cartelle di ogni progetto) e potrai eventualmente trovare anche tutti i preventivi di un determinato anno.

Riordinando ti capiterà di non sapere bene dove raccogliere qualche documento o forse non saprai se eliminarlo o meno: crea una cartella cuscinetto, una specie di anticamera del cestino. Segnati in agenda di controllarla regolarmente per capire se alcuni documenti puoi riordinarli o cancellarli. E fissati una data precisa: se dopo un tot di tempo (sei mesi, un anno, decidi tu) non hai mai utilizzato quei documenti o rivisto quelle foto, be’, forse puoi definitivamente cancellarle.

3) Il riordino degli ombrelli

Ogni spazio digitale andrà riordinato pensando a delle categorie ombrelloni che a loro volta posso racchiudere ombrelli e ombrellini. Osserva bene il contenuto dello spazio e per prima cosa dai una rapida ripulita: a colpo d’occhio elimina ciò che non è utile, ovvero tutto ciò che risale alla data che hai individuato come inizio della tua archiviazione.

Poi osserva ciò che rimane: ci sono delle categorie che puoi riconoscere? Il nostro cervello in questo è un vero maestro perché ama cercare schemi e pattern e ti aiuterà a individuare delle macro categorie. Una volta riordinati i documenti nelle macrocategoria puoi rifare lo stesso esercizio: dovrai cercare delle categorie in cui raggruppare i documenti dentro ogni macrocategoria e così ancora per le sotto categorie. Sì, proprio come una matrioska!

Attenzione però a non eccedere con categorie ombrellone, ombrelli e ombrellini: l’obiettivo non è categorizzare ogni singolo documento ma raggrupparli il più possibile in modo da avere, a colpo d’occhio, una suddivisione sensata in cui trovare le cose. Ad esempio: nella macrocategoria “Vacanze” potresti trovare album di foto divise per anno (2019, 2020, 2021…) o per posto (Abruzzo che a sua volta si suddividerà in Pescara, Chieti ecc., Barcellona, Maldive…) o se non hai una memoria da elefante come me potresti categorizzarle addirittura con il nome del luogo e l’anno (es. Abruzzo_2020). Non servirà certo avere cartelle con 2 foto: scendi nel dettaglio solo quando il numero di documenti è alto.

Mantenere l’ordine

Il grosso è fatto: ci è voluto impegno ma ne è valsa la pena. Pensi che sia tutto finito e il prossimo riordino ti sembra lontanissimo. Ma è qui che il gioco si fa tosto: il riordino necessita di costanza e rigore per essere mantenuto. Basta rinominare in modo sbagliato un file o non cancellare le foto che ci arrivano quotidianamente sul telefono per tornare al punto di partenza.

Per questo è fondamentale prevedere dei momenti di revisione del riordino. Un po’ come per le liste delle cose da fare (ne avevo scritto qui).

L’ordine genera ordine ma qualche volta potresti notare del caos (e forse capiterà proprio in quei momenti in cui anche tu non avrai le idee chiare). Sii compassionevole con te stessə e ricordati che il caos è bello perché è lì che nasce l’ordine.

E se proprio ti sembra impossibile riordinare tutto, io sono qui anche per questo.